Los beneficios de organizar el puesto de trabajo

Un interesante artículo de www.soyentrepreneur.com nos destaca cómo ser más eficientes con la organización de tu lugar de trabajo. Nosotros te vamos a dar también algunos consejos para organizarte mucho mejor. Si conseguimos poner un poco de orden al papeleo que solemos tener encima de la mesa y no nos agobiamos, priorizando (es decir, empezando a trabajar con aquellas tareas más importantes y que nos darán más producción) obtendremos un rendimiento más óptimo de nuestra actividad laboral.

-Entorno laboral sin estrés. Para estar en un lugar que no cause estrés es importante tomarte una tarde o una mañana para ordenar tu puesto de trabajo. El entorno es siempre importante e influye directamente en lo que estamos haciendo. Un lugar inapropiado hará que nos distraigamos y en vez de trabajar cuatro horas, realmente habremos producido 2 y media.

El día que uno tiene menos trabajo o que ha acabado el proyecto que debía entregar es el ideal para ordenar estanterías, cajones, libretas y carpetas y tirar todo aquello que no necesitemos.

-La tecnología también acumula basura. El correo electrónico nos ayuda a ser más rápidos, pero también acumula gran cantidad de basura que tendremos que eliminar. Prioriza lo que realmente necesites para futuros proyectos y desecha los que en un principio te parecieron interesantes, pero que jamás has utilizado, ¿crees que lo vas a necesitar a estas alturas?

-Comprar nuevas herramientas para motivarnos. Una vez hallamos ordenado nuestro entorno, incluso, despejado la mesa y comprado alguna herramienta nueva que nos ayude a motivarnos a la hora de trabajar, es el momento de organizar carpetas e ideas en el ordenador.

-Nuevos proyectos e ideas. Es interesante que cualquier idea que se te pase por la cabeza que creas va a resultar un éxito en tus quehaceres laborales la anotes en un documento y la guardes en una carpeta de “Nuevos proyectos o ideas“. Ni se te ocurra escribirla improvisadamente en un papel que tengas a mano porque es posible que no lo vuelvas a ver más.

-Prioriza y si no llegas, delega. Recomendamos hacer una lista de los trabajos a realizar durante el mes o la semana y darles una nota de importancia. De esta manera, harás primero aquello que nos va a dar un resultado inminente y dejarás para el final tareas que realmente nos comían mucho tiempo, siendo algo improductivas, pero que forman parte del trabajo y que hay hacer en algún momento. Tambiés está bien fijarse una media hora al día para realizar estas tareas menos importantes o para enviar todos los mensajes de correo que tienes pendientes y que si contestas durante todo el día, no acabas la tarea primordial.

¿Cuánto cobrar por tus servicios?

Cuando una persona crea una empresa lo hace con el objetivo de obtener algún tipo de rendimiento económico a través de un producto o un servicio. En el caso del primero, determinar cuál será su precio final es relativamente sencillo, ya que existen una serie de gastos productivos realmente claros. No ocurre lo mismo cuando se presta un servicio, ya que en realidad se está vendiendo una serie de conocimientos y habilidades, así como el tiempo del emprendedor.

Un sistema rápido y sencillo para determinar cuánto cobrar por los servicios lo más sencillo es calcular cuáles son sus costes totales y añadirle después el margen de beneficios que desea obtener. En este sentido el primer paso consiste en determinar el número de días y horas reales que trabajará. Y es que hay que establecer un mínimo de días en los que no se trabajará. Descontando fines de semana, festivos y vacaciones, la media de laborales se encuentra en torno a 211 días. En una jornada clásica de ocho horas sumaría un total de 1.688 horas, aunque hay que tener en cuenta que no todas ellas serán facturables. De hecho, hay una serie de horas que deberá dedicar a tareas administrativas y que no reportarán ningún tipo de ingreso real.  En principio no sería descabellado pensar que un cuarto de ese tiempo no se podrá facturar, lo que deja un total de 1.266 horas al año facturables.

Una vez aclarado este concepto es posible empezar a determinar realmente cuál será el precio que cobrar por los servicios. Para eso hay que determinar los cuánto cuesta cada hora sumando los costes fijos y los variables. Los primeros hacen referencia a gastos como el alquiler del local, sueldo, seguridad social, luz, teléfono, internet, equipos de trabajo, seguros… mientras que los  segundos se componen de la compra de material , gastos financieros, pagos a proveedores subcontratados y otro tipo de imprevistos.

La suma del fijo y el variable se divide entre el número de horas facturables y así se obtiene la tarifa que como mínimo deberá cobrarse. A partir de ese momento ya depende del margen de beneficios que se quiera obtener. Para ser atractivo lo mejor es estudiar el mercado y la competencia, además de tener en cuenta que al principio puede que sea recomendable empezar con tarifas asequibles.

Pluriempleo, el sino del emprendedor

Hace unos días aparecía en el varios medios de comunicación la siguiente noticia: “Se duplica el número personas que busca un segundo empleo“. La noticia parte de un estudio llevado a cabo por Randstad con los datos de sus oficinas. Según la ETT el 10% de los demandantes cuentan ya con un trabajo y buscan un segundo empleo para lograr ingresos extraordinarios con los que atender sus obligaciones financieras. La compañía espera que esta cifra aumente durante este mes.

Por su parte, los datos el Ministerio de Trabajo cifran en e 4,85% el porcentaje de cotizantes a la Seguridad Social con más de un empleo. ¿Y qué tiene esto que ver con emprender un negocio? Esta es la pregunta que se pueden hacer ahora muchos lectores. Sin embargo lo cierto es que la estrategia de contar con dos fuentes de ingresos es algo más que habitual entre los emprendedores y más en el ámbito de internet y las nuevas tecnologías.

Empezar en solitario nunca es fácil y siempre existe el riesgo de que nuestra start up no termine llegando a buen puerto. Una buena fórmula de cubrirse, especialmente durante los primeros momentos es contar con una segunda fuente de ingresos que bien puede ser un trabajo a tiempo parcial o algún tipo de colaboración/nes esporádica como autónomo. Desde un punto de vista exclusivamente financiero esta es la opción más segura, aunque una vez más volverá a requerir un sobre esfuerzo por nuestra parte.

De nuevo se plantea el problema tiempo vs dinero y seguridad vs emprendimiento que siempre existe en los comienzos de cualquier negocio. Es decir, para que la start up prospere hay que dedicar mucho esfuerzo en forma de horas de trabajo. Si además hay que incluir el tiempo para segundo empleo (sobre todo si conlleva un horario concreto por ejemplo de media jornada) puede suponer el adiós definitivo a la vida personal del emprendedor (por lo menos durante los primeros momentos). Un precio muy alto que no todos están dispuestos a pagar. De hecho, tres de cada cuatro trabajadores opinan que el triunfo profesional es incompatible con la vida personal. Más de lo mismo.

¿Autónomo o SL?

Trabajador autónomo. Esta suele ser la fórmula de muchos emprendedores a la hora de comenzar su aventura en solitario. Es una fórmula para evitar gastos y sobre todo el papeleo que implica crear una empresa. Sin embargo, no tiene por qué ser la mejor opción. De hecho, en los últimos dos años ha crecido el número de emprendedores que han optado por crear una sociedad en lugar de permanecer como autónomos.

En términos absolutos una opción no es mejor que otra. Todo dependerá de la que mejor se adapte a las necesidades del emprendedor. Por eso lo mejor es repasar las diferencias más significativas entre las diferentes opciones:

Trámites de constitución

El papeleo y el tiempo de constitución de una sociedad es muy superior que el de los autónomos. Para empezar deben constituirse como sociedad, adquirir una personalidad jurídica y seguir varios trámites hasta dar de alta la actividad. Por su parte, el trabajador autónomo sólo tendrá que darse de alta como tal en la Seguridad Social, Hacienda y las administraciones autonómicas y locales. Las diferencias son pues muy grandes a favor del autónomo en este apartado.

Capital inicial

Este es uno de los puntos más importantes para cualquier emprendedor. El dinero es un bien que escasea en los comienzos. Hacerse autónomo no conlleva ningún coste, sólo el tiempo que hay que destinar al papeleo. Por el contrario, crear una sociedad mercantil requiere dinero. En el caso de las SL el capital mínimo para constituirse es de 3.004,06 euros, y en el de las SA de 60.101 euros. La primera es una cifra relativamente modesta, pero la segunda ya es más bien importante y no está al alcance de todos los nuevos empresarios. La ventaja vuelve a ser, en teoría, para la opción de hacerse autónomo.

Límites de la responsabilidad

La responsabilidad ante terceros es crucial en el caso de las nuevas empresas y si no está bien planificado el empresarios puede perder no sólo la empresa sino sus bienes personales. En el caso de los empresarios autónomos la responsabilidad es ilimitada. No existe diferencia entre el patrimonio mercantil (de la empresa) y el personal. Es decir, deberá responder con su capital personal en caso de deuda. Esto no ocurre en el ámbito de las sociedades, que cuando se declara en quiebra sólo responde con los bienes que posee la empresa y no con los de sus propietarios. En este caso el ‘punto’ es para la sociedad, sin ninguna duda.

Impuestos

El trabajador autónomo deberá tributar siempre en el IRPF los beneficios de su actividad económica. De esta forma, sus impuestos dependerán de los ingresos generales y del escalón de la renta en la que se encuentre. Esto no ocurre con las empresas, que cotizan con un porcentaje fijo que en las pymes es del 25%.

En cualquier caso, siempre existe la posibilidad comenzar como trabajador autónomo para más tarde constituirse en sociedad.

Si quieres empezar una empresa, dedícate a ello

Reconozco que me cae bien Jesús Encinar (fundador, entre otros, de Idealista o de 11870). Cada vez que le he oído, o cada vez que le leo, me ofrece una tremenda sensación de estar lleno de sentido común, de ser un tío muy cabal, con la cabeza muy bien amueblada y lejos de las ínfulas que otros se dan.

En la entrevista que le graba Antonio Delgado (entrevista a Jesús Encinar), ofrece desde su experiencia el que creo que es un muy buen consejo para los emprendedores:

Lo fundamental es ser conscientes de que empezar una empresa no es un hobby, no es algo que puedas hacer por las tardes, no es algo que puedas hacer en tus ratos libres…. que empezar una empresa es un compromiso de esfuerzo y de tiempo considerable, y que si quieres empezar una empresa no te queda más remedio que dejar lo que estás haciendo y dedicarte al 120% a ese negocio y a esa iniciativa. A mucha gente le gustaría empezar una empresa en su trabajo actual y trabajando por las tardes. Y yo les digo: mira, si lo haces así vas a perder el tiempo, el esfuerzo, el dinero, tus energías, tu paciencia. Si quieres empezar una empresa, dedícate a ello.

Un nuevo emprendedor en la red

Algún día prometo hablar de mi propia empresa: casi catorce meses (más el precocinado) dan para muchas vicisitudes, pero he de madurar toda esta experiencia antes de atreverme a compartirla.

Mientras tanto, descubro un nuevo blog, el de Jaime Estévez, con quien he coincidido en numerosos eventos (Thursday, Iniciador,…) y con quien he compartido empresa, aunque no tiempo (si, yo también trabajé una temporada en Europa Press).

Jaime nos va contando sus primeros 30 días como emprendedor en un blog que, por ahora, está muy vivo (más que éste, me atrevería a decir…) Va reseñando muchas de las etapas por las que otros ya hemos pasado, aunque con algunos patinazos (¿a quién se le ocurre acercarse al Registro Mercantil para pedir un certificado de denominación social, existiendo internet?) y la ingenuidad propia de quien arranca el proyecto de su vida. No diré que estoy de vuelta de todo (si no, ¿de qué estaría aquí?) pero mi visión de las cosas es ahora mucho más amplia que hace un año.

Independientemente de lo que dure el blog de Jaime (¿lo cerrará a los 30 días?) servirá para dar mayor visibilidad a quienes, día tras día, nos lanzamos a crear una empresa, arrancar un negocio o iniciar un proyecto. En estos tiempos de crisis la iniciativa personal puede ser una verdadera tabla de salvación a la que agarrarse: las grandes empresas, ésas que año tras año incrementan beneficios en un 20%, no van a sacarnos del atolladero.

Tu plan de negocios 2.0

Descubro ví­a Tecnorantes una aparentemente interesante herramienta llamada PlanHQ que sirve para crear y mantener un plan de negocio “online”, con capacidad para irlo modificando de forma sencilla a lo largo del tiempo, para trabajarla en común entre varios miembros del equipo y para exportarla a papel en el momento en el que sea necesario.

De momento está sólo en inglés, pero conceptualmente me parece una idea muy buena: uno de los principales problemas de los planes de negocio al uso es que se convierten en “papel mojado” con facilidad, y rehacerlos supone un gran esfuerzo. Con una herramienta enfocada en el mantenimiento dinámico del plan, es más fácil que este haga su función de “brújula” del negocio.

Las sociedades de responsabilidad limitada podrán constituirse desde hoy a través de Internet

Fuente: Ministerio de Industria, Turismo y Comercio
Je, je, a nosotros nos costó casi un mes, y eso metiendo muuuucha prisa y teniendo algún que otro enchufe.

A ver si voy retomando el control de mi tiempo y os voy contando las cosas que nos han pasado, y que nos pasarán.

En relación con la constitución de la empresa, es tremenda la presión a que te ves sometido cuando tienes la actividad en marcha, clientes desarrollando proyectos, gente trabajando en la recién alquilada oficina, servicios contratados a nombre de los socios y otros trucos. Por cuestiones relacionadas con la financiación, que oportunamente relataré, la firma de la escritura de constitución se retrasó, pero finalmente llegó el gran día. Diez minutos de notaría y ya existíamos… o casi.

Lo primero era tener el CIF, provisional. Entre una cosa y otra, varios días hasta que tuvimos el ansiado papelito, que nos permitía ir haciendo muchas cosas. Pero para otras muchas la empresa debe estar registrada en el correspondiente Registro Mercantil. Tocó esperar casi un mes y ¡nos enteramos de que estábamos felizmente registrados gracias al SPAM! Antes de que nuestra asesoría nos lo comunicase, ya teníamos un mensaje electrónico ofreciéndonos servicios para nuestra recién registrada empresa. Ver para creer.

Problemas de financiación: consejos para mitigarlos

Borja, en Desencadenado, nos propone diez consejos útiles para prever y matizar los problemas financieros que tan habitualmente ahogan las iniciativas empresariales. Son éstos, reformulados:

1. Haz una planificación financiera: ¿cuánto vas a ganar? ¿cuánto vas a gastar? ¿cuándo vas a cobrar y cuándo vas a pagar? Saberlo de antemano es importante, para no llevarse sustos después. Aunque como dice Borja, “te entrarán sudores fríos al pensar de dónde vas a a sacar dinero para pagar tanto.”
2. Calcula cuánto dinero necesitas para arrancar: las nuevas empresas tardan en facturar, y más aún en cobrar… pero los gastos están ahí desde el principio. Así que hay que asumir que, durante las primeras semanas o meses, el saldo va a ser negativo.
3. Ahorra en oficina: y, en general, en gastos superfluos. Teniendo en cuenta el punto anterior, cuanto menos gastos innecesarios asumas, más desahogado estarás.
4. Ahorra en todo lo que no afecta directamente a las ventas: por lo mismo que en el punto anterior.
5. No te pongas sueldo: durante los meses con saldo negativo, sacar el dinero del bolsillo de la empresa para meterlo en el propio es un viaje sin sentido, ya que inmediatamente después tocará sacarlo del bolsillo para reinvertir en la empresa. Y en el camino, siempre se pierde algo.
6. Protégete de los descubiertos: busca una entidad financiera capaz de cubrir tus necesidades financieras y los desfases entre los cobros y los pagos. Es un coste añadido, pero también es una red de seguridad imprescindible.

7. No cuentes con lo que vas a cobrar: muchas veces, los ingresos llegan tarde, o simplemente no llegan. Así que más vale asumirlo y no contar con ellos… por si las moscas.

8. No cuentes con subvenciones: las subvenciones requieren tiempo, papeleo… hay riesgo de que no te las concedan y, si lo hacen, las cobrarás tarde y mal. Así que mejor que no dependas de ellas, sino de tus clientes.

9. No aceptes el dinero de cualquiera: al principio hace falta dinero, y lo buscamos donde haga falta. Pero pedir dinero a alguien tiene sus implicaciones, tanto legales como personales. Y ya se sabe que con dinero de por medio, todo puede complicarse más de la cuenta.

10. Preparate para lo peor: la realidad es así de cruda; muchas empresas se van al garete por problemas financieros. Y cabe la posibilidad de que, a pesar de todos los esfuerzos realizados, a la nuestra le pase lo mismo. No puede ser el fin del mundo.

Still alive

No he desaparecido, pero casi.

Simplemente, estoy de lleno en la vorágine que supone echar a andar una empresa. No sé si les pasa a los demás, pero a nosotros casi nada nos ha salido como estaba previsto, así que no tengo tiempo para nada que no sea apagar fuegos.

Prometo contar con detalle nuestras peripecias, con el ánimo de que ayuden a otros.

Hasta muy pronto.